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Coordonnateur·rice, Ressources humaines - BLG Impulsion

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calgary , montreal , ottawa , toronto , vancouver
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Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) a récemment annoncé le lancement de BLG Impulsion, ensemble de services innovants. BLG Impulsion est à la recherche d’un·e coordonnateur·rice, Ressources humaines - BLG Impulsion (Minimum de 28 heures par semaine).

Description du poste

BLG Impulsion Ressources est un service d’impartition composé d’avocats et de paraprofessionnels contractuels – soit les « professionnels d’Impulsion Ressources » – qui collaboreront à nos mandats à l’interne et chez nos clients, dans le cadre d’affectations temporaires.

Le responsable, Impulsion Ressources doit être épaulé par une personne bilingue, confiante, énergique, méthodique et minutieuse.

Le coordonnateur* ** relèvera de ce responsable et contribuera à la gestion et à l’accroissement de la gamme de services d’Impulsion Ressources en effectuant des tâches administratives courantes et en fournissant du soutien touchant entre autres les finances et l’entrée de données. La personne retenue aura une éthique du travail irréprochable et une volonté d’amélioration constante; de plus, elle saura faire preuve d’initiative dans un environnement en rapide évolution. Elle devra veiller de manière proactive à ce que les dossiers et processus soient exacts et complets et contribuer à l’amélioration continue de nos méthodes.

Elle devra également être prête à faire du télétravail, adopter les nouvelles technologies avec enthousiasme et accueillir l’innovation, conformément à notre stratégie axée sur le numérique.  Son horaire de travail sera souple et comprendra un minimum de 28 heures par semaine (soit 4 jours).

Principales attributions

Excellence opérationnelle

  • Tenir à jour les dossiers de tous les professionnels d’Impulsion Ressources, qui doivent comprendre les données financières et les copies signées des contrats, et veiller à leur exactitude. 
  • Traiter les candidatures des professionnels souhaitant se joindre à Impulsion Ressources en se chargeant notamment d’accuser réception des demandes, d’organiser les entrevues et de recueillir les données d’intégration.
  • Préparer la documentation concernant les activités d’Impulsion Ressources, au besoin.
  • Voir à ce que les processus et les dossiers d’Impulsion Ressources soient uniformes et conformes aux façons de faire de BLG.
  • Produire régulièrement des rapports pour le responsable du service concernant les professionnels d’Impulsion Ressources et leurs mandats.
  • S’occuper du classement adéquat de tous les dossiers d’Impulsion Ressources.
  • Aider le responsable d’Impulsion Ressources à aménager l’emploi du temps.
  • Communiquer avec les professionnels d’Impulsion Ressources par téléphone ou par courriel, au besoin.
  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux questions d’ordre général. 

Gestion des talents

  • Entreprendre certaines tâches de RH concernant les professionnels de BLG Impulsion Ressources en cours d’affectation, notamment :
    • créer un registre centralisé des professionnels en affectation;
    • vérifier des antécédents;
    • fournir les politiques et procédures pertinentes aux professionnels et confirmer qu’ils les ont lues et qu’ils conviennent de s’y conformer.

Technologies

  • Communiquer avec le Service des TI pour s’assurer que les professionnels d’Impulsion Ressources disposent du matériel et des logiciels requis.
  • Collaborer avec l’équipe chargée de la formation pour que les professionnels d’Impulsion Ressources soient aptes à utiliser le matériel et les logiciels fournis.

Finances

  • Procéder au rapprochement des factures des professionnels d’Impulsion Ressources et contre-vérifier leur paiement auprès de l’équipe responsable de l’administration de la paie.
  • Fournir à l’équipe des Comptes créditeurs les renseignements nécessaires au traitement de factures.
  • Produire des rapports au moyen du logiciel de gestion financière.
  • Préparer des présentations que le responsable d’Impulsion Ressources donnera à la direction.

Principales exigences

  • Au moins 2 années d’expérience dans un poste administratif; expérience dans un cabinet juridique ou un environnement de services professionnels, un atout
  • Parfait bilinguisme (français et anglais)
  • Excellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnelles, tant en personne que sur diverses plateformes virtuelles
  • Fierté quant à son sens aigu de l’organisation et à sa gestion efficiente du temps, notamment pour ce qui touche l’organisation et la réorganisation des tâches en fonction de l’évolution des charges de travail
  • Compétences poussées en matière de gestion de données et de résolution de problèmes
  • Aptitudes éprouvées pour la gestion de projet et de temps et capacité à mener plusieurs tâches et projets de front
  • Aisance avec la technologie en général et solides compétences en informatique
  • Souplesse, ténacité, souci du détail, dynamisme, enthousiasme
  • Conscience professionnelle à toute épreuve et engagement envers l’excellence

Candidatures

Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

Chez BLG, seuls les membres du cabinet entièrement vacciné·es contre la COVID-19 auront l’autorisation de se présenter à un bureau ou un événement de BLG.  Par « entièrement vacciné », on entend le fait d’avoir obtenu le bon nombre de doses d’un vaccin approuvé par Santé Canada (soit généralement deux) et d’avoir reçu sa deuxième dose depuis plus de 14 jours. L’expression « se présenter à un bureau de BLG » vise également la présence à des rassemblements sociaux ou d’affaires organisés par le cabinet, sous réserve des limites quant au nombre de participants, conformément aux lignes directrices de la santé publique. En ce qui concerne les rencontres avec des clients, seules les personnes du cabinet entièrement vaccinées pourront y assister (les autres pourront y participer virtuellement), à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de BLG et du client concerné.  Les membres de BLG qui ne sont pas entièrement vacciné·es et dont le cabinet exige la présence au bureau pour effectuer leurs tâches devront subir un test antigénique rapide dans les 24 heures précédant leur visite dans nos locaux et fournir la preuve qu’il s’est avéré négatif. Il leur faudra passer un nouveau test pour chaque jour de présence au bureau.  Des accommodements seront prévus pour ceux et celles qui ne peuvent recevoir le vaccin pour des raisons valables d’ordre médical ou religieux.  

BLG s’est engagé à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous invitons et encourageons les personnes d’horizons divers, dont celles ayant une incapacité, à poser leur candidature pour des postes au cabinet. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux candidats et candidates qui ont des besoins particuliers.

* Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. ** Veuillez noter que les proches des employé·es et des associé·es du cabinet ne sont pas admissibles.