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Gestionnaire** *, Services de bureau

No de reference: MOS_-_04-12-22
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Le bureau de Montréal de Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG), chef de file parmi les cabinets juridiques au Canada grâce à son offre de services novatrice centrée sur le client, est à la recherche d’un·e gestionnaire** *, Services de bureau.

Description du poste

Le Gestionnaire, Services de bureau devra voir à la coordination et à la supervision de la branche régionale des Services de bureau (gestion des dossiers, salle du courrier, centre de photocopie, gestion des salles de réunion, installations, service-traiteur, conciergerie et approvisionnement) pour assurer la prestation d’un service remarquable aux membres du cabinet. Le titulaire agit comme responsable régional de la transformation stratégique des Services de bureau afin que les besoins du cabinet demeurent satisfaits pendant la transition vers une structure de prestation de services nationale.

Supervisant la mise en œuvre de pratiques, de structures et de processus optimaux homogènes à l’échelle nationale et propres à soutenir le cabinet, le gestionnaire, Services de bureau améliore le fonctionnement de son bureau régional. Il offre à tous les bureaux une gestion tant stratégique que tactique en tirant parti des ressources régionales et nationales pour répondre aux besoins locaux comme à ceux du cabinet dans son ensemble. Le titulaire contribue également à accroître les efficiences en matière d’approvisionnement national auprès des fournisseurs du cabinet et, au besoin, il met en place des centres d’excellence pour offrir un meilleur soutien à l’ensemble du cabinet.

Ce poste est de niveau régional; son titulaire relève de l’associé directeur régional et du responsable national des Services de bureau.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Gestion d’équipe

  • Superviser et orienter les activités de la branche régionale des Services de bureau, notamment en ce qui concerne le recrutement, l’attribution du travail, l’évaluation du rendement et le perfectionnement
  • Préparer les prévisions et les budgets annuels du service et voir aux besoins à long terme pour ce qui touche le personnel, le matériel et l’approvisionnement
  • Offrir un soutien d’appoint au personnel des Services de bureau au besoin
  • Participer à la mise sur pied de centres d’excellence nationaux et fournir des conseils sur les pratiques optimales, l’élaboration de procédures et la mise en œuvre connexe
  • Viser la rentabilité (mettre l’accent sur les fournisseurs)
  • Améliorer la qualité
  • Améliorer la productivité
  • Harmoniser les procédures et les processus à l’échelle nationale
  • Agir comme personne-ressource ou responsable de projet dans le cadre des initiatives stratégiques importantes et enjeux connexes
  • Évaluer l’efficacité des stratégies des Services de bureau, repérer les lacunes et les occasions et recommander des solutions novatrices et concrètes
  • Informer régulièrement les intéressés de l’état des choses, des enjeux et des risques

Mise en œuvre des processus

  • Concevoir et gérer des processus optimaux visant à appuyer l’uniformisation des pratiques à l’échelle nationale des services secondaires comme la gestion de dossiers, la salle du courrier, le centre de photocopie, la gestion des salles de réunion, les installations, le service-traiteur, la conciergerie et les volets régionaux de la fonction nationale d’approvisionnement)
  • Mettre en œuvre des processus qui appuient les besoins du cabinet pour ce qui touche la transformation de ce dernier
  • Faire des recherches sur des objectifs à court et à long terme pour le service, en élaborer et voir à leur mise en œuvre
  • Analyser et évaluer les procédures et les systèmes du service, rechercher de nouvelles technologies et des pratiques optimales en vue de faire des recommandations qui maximiseront les efficiences et assurer une meilleure utilisation des ressources
  • Rédiger des politiques, procédures et formulaires pour le service qui puissent être déployés partout au pays tout en tenant compte des particularités régionales au besoin

Supervision et gestion des activités régionales

  • Agir comme agent de liaison entre les Services de bureau et d’autres services du cabinet
  • Agir en tant que représentant des Services de bureau auprès des professionnels, notamment en prenant part aux réunions du Comité de gestion régional, instance clé de prise de décisions
  • Agir comme agent de liaison régional auprès des fournisseurs nationaux et comme seul agent de liaison auprès des fournisseurs régionaux, le cas échéant
  • De concert avec les gestionnaires régionaux, Services de bureau, concevoir des stratégies et des politiques d’approvisionnement
  • Entreprendre des processus d’appel d’offres et de sélection des fournisseurs
  • Négocier des ententes avantageuses avec les fournisseurs
  • Gérer les travaux de rénovation et d’entretien de même que les déménagements
  • Diriger les efforts liés à la résolution des problèmes de sécurité et les procédures de santé et sécurité
  • Veiller à mettre en place et à documenter des processus visant la continuité des activités et la gestion des risques
  • Mettre en œuvre des projets de conception et de transformation et tout autre projet selon les besoins
  • Des déplacements occasionnels dans d'autres bureaux de BLG peuvent être nécessaires

Principales exigences

  • Au moins cinq ans d’expérience dans un poste de gestion, idéalement dans le milieu des services professionnels
  • Connaissance approfondie des Services de bureau et de leur rôle pour ce qui est de soutenir le cabinet
  • Capacité à comprendre, à élaborer et à exécuter des stratégies propres à fournir des synergies et des efficiences
  • Aptitude à interagir avec des membres de tous les échelons du cabinet
  • Compétences éprouvées en recherche et en analyse de problèmes et capacité à élaborer des solutions appropriées
  • Aptitude à bâtir des relations de travail constructives dans un esprit de collaboration
  • Compétences supérieures en gestion assorties d’une capacité à négocier avec des intervenants qui ne font pas partie de ses subordonnés directs et à les persuader
  • Capacité à collaborer avec ses collègues et à élaborer des stratégies nationales de gestion des Services de bureau
  • Solides compétences en gestion de projets et du temps et capacité à mener plusieurs projets de front
  • Maîtrise démontrée des logiciels de la suite Microsoft Office (notamment Word, Excel et PowerPoint)
  • Sens aigu de l’organisation, solides compétences en communication orale et écrite et en présentation
  • Fort esprit d’analyse et solides aptitudes en réflexion stratégique
  • Grand esprit d’équipe
  • Leadership et aptitude à gagner la confiance d’autrui
  • Capacité à motiver son équipe en période de changement

Candidatures

Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue.

Chez BLG, seul·es les membres du cabinet entièrement vacciné·es contre la COVID-19 auront l’autorisation de se présenter à un bureau ou un événement de BLG. Par « entièrement vacciné », on entend le fait d’avoir obtenu le bon nombre de doses d’un vaccin approuvé par Santé Canada (soit généralement deux) et d’avoir reçu sa deuxième dose depuis plus de 14 jours. L’expression « se présenter à un bureau de BLG » vise également la présence à des rassemblements sociaux ou d’affaires organisés par le cabinet, sous réserve des limites quant au nombre de participants, conformément aux lignes directrices de la santé publique. En ce qui concerne les rencontres avec des clients, seules les personnes du cabinet entièrement vaccinées pourront y assister (les autres pourront y participer virtuellement), à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de BLG et du client concerné. Les membres de BLG qui ne sont pas entièrement vacciné·es et dont le cabinet exige la présence au bureau pour effectuer leurs tâches devront subir un test antigénique rapide dans les 24 heures précédant leur visite dans nos locaux et fournir la preuve qu’il s’est avéré négatif. Il leur faudra passer un nouveau test pour chaque jour de présence au bureau. Des accommodements seront prévus pour ceux et celles qui ne peuvent recevoir le vaccin pour des raisons valables d’ordre médical ou religieux.

Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail à l’image de nos collectivités, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent entendu·es, valorisé·es et inclus·es. Nous invitons toute personne qualifiée à présenter sa candidature. Toutefois, reconnaissant les barrières systémiques et structurelles qui, par le passé, ont marginalisé certains groupes et les ont empêchés d’accéder à des occasions d’emploi, nous encourageons vivement, dans le cadre de notre engagement envers l’élimination des obstacles à l’emploi, les membres de ces groupes à postuler, y compris, sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté LGBTQ+, les personnes vivant avec un handicap et les femmes. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux personnes qui ont des besoins particuliers.

* Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. ** Veuillez noter que les proches des employé·es et des associé·es du cabinet ne sont pas admissibles.