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Spécialiste, Événements * ** (Contractuel – un an)

No de reference: SE_-_04-05-22
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Le bureau de Montréal de Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG), chef de file parmi les cabinets juridiques au Canada grâce à son offre de services novatrice centrée sur le client, est à la recherche d’un spécialiste, Événements* ** (Contractuel – un an).

Description du poste

Le Spécialiste, Événements* devra prendre part de manière proactive et experte aux buts et objectifs du cabinet en matière de développement des affaires par la conception, la planification et l’exécution impeccables d’événements stratégiques pour nos clients actuels et potentiels (séminaires, conférences, événements commandités, réceptions, expériences de marque uniques à l’externe, etc.). Le titulaire du poste est un membre important de l’équipe Événements nationale du cabinet. Il est chargé de contribuer à rehausser le profil du cabinet et d’aider à établir de bonnes relations avec les clients.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

  • En collaboration avec le gestionnaire, Événements, veiller à ce que tous les événements soient fidèles à la marque du cabinet ainsi qu’à ses buts et objectifs en matière de développement des affaires, et en assurer une gestion et une réalisation de haut calibre
  • Aider les associés, la direction et les directeurs du développement des affaires des groupes de pratique à établir pour les événements des stratégies qui répondent aux objectifs de développement des affaires et tirent profit des occasions
  • Collaborer étroitement avec les directeurs du développement des affaires des groupes de pratique afin d’assurer le bon déroulement des projets et le respect des budgets et des échéances
  • Élaborer avec les associés et les directeurs du développement des affaires des groupes de pratique des plans de projet comprenant budgets, approbations, dates clés et étapes déterminantes afin d’assurer le respect des échéances et l’atteinte des résultats. Gérer la logistique des événements (invitations, liste d’envoi, documentation, gestion des lieux, conférenciers, présentations visuelles, suivi, etc.)
  • Négocier et gérer les arrangements pour l’aménagement de la salle, l’assistance technique (en audiovisuel) et le service-traiteur en collaboration étroite avec les TI, les Services de bureau, d’autres services internes et des fournisseurs
  • Superviser la livraison de tout le matériel nécessaire à l’enregistrement, y compris les porte-noms et la documentation à distribuer. Coordonner la production et le montage des présentations visuelles
  • Faire un suivi des données statistiques et des retombées financières des événements aux fins d’analyse et de rapport
  • Produire des rapports sur les séminaires et les événements spéciaux (rapports de présence, sommaires du budget, bilans de l’événement, etc.). Maintenir une base de données de tous les événements aux fins de la préparation des rapports annuels
  • Établir de bonnes relations avec les responsables des événements des autres bureaux du cabinet afin de partager avec eux l’information sur les pratiques optimales
  • Agir comme expert sur les politiques et la conformité du cabinet en ce qui concerne la Loi canadienne anti- pourriel
  • S’assurer que la section Événements du site Web est continuellement mise à jour
  • Gérer et tenir à jour le calendrier des événements pour diffusion interne afin de favoriser les interactions entre groupes de pratique et l’engagement interne
  • Gérer les relations avec les fournisseurs et évaluer de façon continue des fournisseurs et sites potentiels
  • Proposer proactivement de nouvelles expériences événementielles uniques
  • Développer une intégration poussée avec les membres de l’équipe Marketing et communications (relations publiques, médias, services de création, CRM, numérique [social], relations avec les médias, communications internes)

Principales exigences

  • Diplôme universitaire ou collégial en marketing, administration des affaires, communications ou gestion d’événements. Certification en organisation d’événements spéciaux, en planification de congrès (CPM) ou en gestion de projets (PMP), un atout
  • Bilinguisme français-anglais requis
  • Au moins 5 à 7 ans d’expérience en organisation d’événements dans une grande entreprise complexe, de préférence en cabinets d’avocats, services professionnels ou commerce interentreprises (B2B)
  • Capacité avérée de concevoir, d’organiser et d’exécuter une vaste gamme d’événements destinés à des cadres supérieurs, et réputation de présenter des événements originaux et de première classe
  • Expérience avérée dans l’organisation d’événements virtuels
  • Antécédents d’application de pratiques optimales en organisation d’événements, y compris en matière de planification de projets et de responsabilité financière
  • De solides compétences technologiques, notamment en matière de plateformes de webinaires, de développements de programmes virtuels, et de connaissance des événements hybrides
  • Expérience dans l’utilisation des systèmes Webex, Teams, Zoom et Remo, un atout
  • Approche axée sur les processus, très organisée et exceptionnellement professionnelle. Capacité de gagner la confiance de divers intervenants à tous les niveaux de l’organisation
  • Expérience dans l’utilisation d’un système CRM et de sites SharePoint. Connaissance avancée de la suite MS Office. Expérience avec D365, un atout
  • Souci exceptionnel du détail (communication écrite, correction d’épreuves et contrôle général de la qualité)
  • Entregent et excellentes compétences en communication verbale et écrite
  • Passion pour l’organisation d’événements et forte volonté de contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise
  • Sens du service à la clientèle et excellentes aptitudes de négociation
  • Souci aigu du détail et excellentes compétences organisationnelles
  • Esprit d’initiative, autonomie et capacité de gérer et de prioriser plusieurs projets devant être réalisés dans des délais serrés
  • Esprit d’équipe, excellent jugement, débrouillardise, souplesse et créativité
  • Disponibilité pour faire des heures supplémentaires en fonction des besoins

Candidatures

Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue.

Chez BLG, seul·es les membres du cabinet entièrement vacciné·es contre la COVID-19 auront l’autorisation de se présenter à un bureau ou un événement de BLG. Par « entièrement vacciné », on entend le fait d’avoir obtenu le bon nombre de doses d’un vaccin approuvé par Santé Canada (soit généralement deux) et d’avoir reçu sa deuxième dose depuis plus de 14 jours. L’expression « se présenter à un bureau de BLG » vise également la présence à des rassemblements sociaux ou d’affaires organisés par le cabinet, sous réserve des limites quant au nombre de participants, conformément aux lignes directrices de la santé publique. En ce qui concerne les rencontres avec des clients, seules les personnes du cabinet entièrement vaccinées pourront y assister (les autres pourront y participer virtuellement), à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de BLG et du client concerné. Les membres de BLG qui ne sont pas entièrement vacciné·es et dont le cabinet exige la présence au bureau pour effectuer leurs tâches devront subir un test antigénique rapide dans les 24 heures précédant leur visite dans nos locaux et fournir la preuve qu’il s’est avéré négatif. Il leur faudra passer un nouveau test pour chaque jour de présence au bureau. Des accommodements seront prévus pour ceux et celles qui ne peuvent recevoir le vaccin pour des raisons valables d’ordre médical ou religieux.

Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail à l’image de nos collectivités, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent entendu·es, valorisé·es et inclus·es. Nous invitons toute personne qualifiée à présenter sa candidature. Toutefois, reconnaissant les barrières systémiques et structurelles qui, par le passé, ont marginalisé certains groupes et les ont empêchés d’accéder à des occasions d’emploi, nous encourageons vivement, dans le cadre de notre engagement envers l’élimination des obstacles à l’emploi, les membres de ces groupes à postuler, y compris, sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté LGBTQ+, les personnes vivant avec un handicap et les femmes. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux personnes qui ont des besoins particuliers.

* Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. ** Veuillez noter que les proches des employé·es et des associé·es du cabinet ne sont pas admissibles.