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Coordonnateur·rice, Services en matière de talents (Montréal ou Ottawa)

No de reference: CTS_-_05-30-22
ottawa , montreal
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Les bureaux de Montréal / Ottawa de Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG), chef de file parmi les cabinets juridiques au Canada grâce à son offre de services novatrice centrée sur le client, est à la recherche d’un·e coordonnateur·rice, Services en matière de talents.

Description du poste

En tant que membre des Services nationaux en matière de talents, le coordonnateur* ** apportera du soutien analytique, technique et administratif pour ce qui touche les processus, les données et les documents relatifs à la gestion des talents visant tous les membres du cabinet, quel que soit leur bureau. Il assistera également les Services nationaux en matière de talents et les équipes Talents à l’échelle régionale relativement à la mise en œuvre de Workday et au traitement des demandes de membres de sa propre équipe et d’utilisateurs finaux.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Le titulaire du poste apportera du soutien administratif en matière de ressources humaines aux équipes Talents des divers bureaux, en plus d’aider sa propre équipe à réaliser ses tâches courantes au besoin.

Gestion des absences

  • Mettre à jour les données relatives aux absences au besoin dans Workday.
  • Envoyer des communications aux employés et aux gestionnaires afin de leur expliquer les politiques pertinentes et de confirmer à qui elles s’appliquent, au besoin.
  • Transmettre les formulaires requis aux employés et gérer leur réception.
  • Rédiger les lettres et les documents requis pour certains types de congés, p. ex. notes de service pour congé de maternité, lettres relatives aux détachements, etc.
  • Classer des documents, p. ex. des documents médicaux.
  • Assurer la liaison avec l’équipe chargée de la paie et des avantages sociaux s’il y a lieu.
  • Faire le suivi des vacances pour limiter leur report et le paiement des indemnités connexes.

Administration de la paie, ajustements salariaux et questions de conformité connexes

  • Produire des rapports pour fournir au Service de la paie les ajustements nécessaires.
  • Préparer des rapports sur l’expiration de contrats.
  • Consigner les présences aux cours sur la conformité et faire les suivis qui s’imposent.
  • Repérer les NAS/visas qui ont expiré et assurer le suivi nécessaire.

Cessations d’emploi et processus de départ

  • Mettre à jour les données sur les cessations d’emploi dans Workday et d’autres systèmes de gestion des départs des employés.
  • Coordonner les entretiens de départ et préparer un sommaire des commentaires chaque mois en vue de leur diffusion et de la mise en œuvre de mesures connexes.
  • Envoyer les notes de service indiquant le départ d’un membre de BLG.
  • Classer les notes d’entretien de départ sur support numérique et mettre à jour Workday, s’il y a lieu.
  • Préparer les lettres de fin d’emploi en s’appuyant au besoin sur les modèles fournis et mettre à jour les renseignements relatifs aux entretiens de fin d’emploi.
  • Indiquer à l’équipe chargée de la paie et des avantages sociaux tout paiement final.

Modification des renseignements personnels et dossiers des employés

  • Exécuter divers processus opérationnels dans Workday et y modifier des données au besoin.
  • Rédiger et classer les lettres de mutation/notes de service relatives à des changements d’emploi s’il y a lieu, en s’appuyant sur les modèles fournis.
  • Mettre à jour les autres systèmes du cabinet pour s’assurer que le départ et l’arrivée des employés mutés dans un autre bureau sont gérés comme il se doit, p. ex. nouveau numéro de consignataire.

Gestion du rendement

  • Préparer l’envoi de courriels de rappel aux employés et aux professionnels en vue des évaluations après 3, 6 et 12 mois.
  • Déclencher l’envoi de courriels de rappel aux évaluateurs qui ne se sont pas encore acquittés de leur tâche.
  • Fournir aux gestionnaires régionaux, Talents des rapports d’étape aux fins de suivi.

Révision salariale et établissement de la prime

  • Saisir les nouvelles données sur le salaire dans Workday.
  • Rédiger les lettres sur la révision salariale pour les gestionnaires régionaux, Talents.
  • Mettre à jour les renseignements relatifs à la rémunération dans Workday au besoin.

Portail Talents

  • Tenir à jour le contenu existant dans le portail Talents et en créer du nouveau.
  • Téléverser les documents, politiques et formulaires et voir à les actualiser.

Demandes d’ordre général

  • Répondre aux demandes des membres du cabinet pour ce qui touche les talents, en fournissant l’information et les documents pertinents.
  • Relayer les demandes aux gestionnaires, Talents ou aux membres du centre d’excellence concerné, s’il y a lieu.
  • Gérer les demandes de façon à assurer une réponse en temps opportun.
  • Au besoin, agir en tant que représentant des Services nationaux en matière de talents lors de réunions et envoyer régulièrement des communications aux directeurs et directrices et aux intervenants clés concernés.
  • Consigner les tâches demandées dans SharePoint ou tout autre système analogue et en faire le suivi de façon à alimenter une base de données pouvant servir à étayer la future planification de la relève et les domaines à cibler.
  • Mener à bien d’autres projets au besoin.

Projets liés aux talents

  • Participer à l’amélioration des processus et des technologies liées aux talents lorsque nécessaire.
  • Appuyer la maintenance des futurs systèmes liés aux talents et apporter les modifications approuvées aux modèles.

Principales exigences

  • De 2 à 3 années d’expérience pertinente
  • Bonne connaissance des processus de gestion des ressources humaines
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook) et d’Adobe
  • Connaissance fonctionnelle des SIRH; expérience avec Workday, un atout
  • Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit, exigé
  • Capacité de communiquer efficacement, à l’oral comme à l’écrit, avec des intervenants de tous les échelons
  • Excellentes compétences au chapitre des relations interpersonnelles
  • Faculté de travailler de façon consciencieuse et rigoureuse
  • Autonomie et aptitude pour le travail d’équipe
  • Discernement et discrétion
  • Grand souci du service à la clientèle
  • Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois dans un milieu de travail au rythme soutenu
  • Minutie
  • Certification en ressources humaines, un atout

Candidatures

Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue.

Chez BLG, seuls les membres du cabinet entièrement vacciné·es contre la COVID-19 auront l’autorisation de se présenter à un bureau ou un événement de BLG. Par « entièrement vacciné », on entend le fait d’avoir obtenu le bon nombre de doses d’un vaccin approuvé par Santé Canada (soit généralement deux) et d’avoir reçu sa deuxième dose depuis plus de 14 jours. L’expression « se présenter à un bureau de BLG » vise également la présence à des rassemblements sociaux ou d’affaires organisés par le cabinet, sous réserve des limites quant au nombre de participants, conformément aux lignes directrices de la santé publique. En ce qui concerne les rencontres avec des clients, seules les personnes du cabinet entièrement vaccinées pourront y assister (les autres pourront y participer virtuellement), à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de BLG et du client concerné. Les membres de BLG qui ne sont pas entièrement vacciné·es et dont le cabinet exige la présence au bureau pour effectuer leurs tâches devront subir un test antigénique rapide dans les 24 heures précédant leur visite dans nos locaux et fournir la preuve qu’il s’est avéré négatif. Il leur faudra passer un nouveau test pour chaque jour de présence au bureau. Des accommodements seront prévus pour ceux et celles qui ne peuvent recevoir le vaccin pour des raisons valables d’ordre médical ou religieux.Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG s’est engagé à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous invitons et encourageons les personnes d’horizons divers, dont celles ayant une incapacité, à poser leur candidature pour des postes au cabinet. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux candidats et candidates qui ont des besoins particuliers.

* Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
** Veuillez noter que les membres de la famille des employé·es et des associé·es du cabinet ne sont pas admissibles.