le gros plan d'une personne utilisant un ordinateur portable

Spécialiste bilingue, Production de documents (poste offert dans l'un ou l'autre de nos bureaux)

No de reference: BSDP_-_11-16-21
calgary , montreal , ottawa , toronto , vancouver
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Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L., chef de file parmi les cabinets juridiques au Canada grâce à son offre de services novatrice centrée sur le client, est à la recherche d’un·e spécialiste* ** bilingue, production de documents.

Description du poste

Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) est à la recherche d’un spécialiste* **, Centre de production de documents (DocPro). La personne retenue devra travailler 5 jours par semaine, de 7 h 30 à 15 h 30 (HP), de 8 h 30 à 16 h 30 (HR) ou de 10 h 30 à 18 h 30 (HE), selon son bureau d’appartenance.

Il incombera au titulaire du poste d’offrir aux professionnels du droit ainsi qu’aux membres des Services à l’entreprise et des Services de soutien juridique des services sans faille, professionnels, minutieux et efficients en matière de production de documents. Il devra connaître tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, notamment Word, PowerPoint, Excel et Outlook. Chargé de donner des conseils sur la présentation des documents et les solutions de reformatage, le candidat sélectionné sera également appelé à gérer la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style BLG et mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. En tant que membre de l’équipe du Centre DocPro, il veillera à ce que les exigences de chaque groupe soient remplies et le travail, effectué et offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Production de documents

  • Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d’autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style BLG soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet.
  • Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques.
  • Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités.
  • S’assurer que les documents sont adéquats, voir à ce qu’ils soient conformes au style du cabinet et, s’il y a lieu, surligner les éléments à confirmer avant de les transmettre aux demandeurs.
  • Communiquer avec les demandeurs relativement à la production de documents.
  • Indiquer aux demandeurs à quelle étape le travail en est rendu.
  • Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon des normes optimales.
  • Entrer toutes les demandes et en faire le suivi.
  • Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives du responsable d’équipe du Centre DocPro.
  • Aider à répondre aux demandes de soutien logiciel.

Autres fonctions et responsabilités

  • Communiquer avec les demandeurs et s’enquérir de leurs exigences.
  • Vérifier régulièrement les charges de travail au Centre DocPro; aider ses collègues et revoir au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard.
  • Appuyer ses collègues régionaux et nationales lors d’accalmies et toutes les fois où cela est nécessaire.
  • Veiller à ce que les niveaux de service soient maintenus au sein de l’équipe, quel que soit le quart de travail.
  • Travailler efficacement avec d’autres groupes juridiques ou de soutien, s’il y a lieu.
  • Participer aux séances de formation régulières pour rester parfaitement au fait des systèmes.
  • S’acquitter de toute autre tâche selon les demandes formulées par les responsables d’équipe du Centre DocPro.

Principales exigences

  • Minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente
  • Connaissance des documents de nature juridique
  • Expérience en litige est un atout important
  • Connaissance approfondie de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Visio de même que d’autres systèmes de base utilisés par le cabinet
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
  • Capacité à régler les problèmes dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
  • Solides compétences pour ce qui touche la transcription de dictées
  • Grande facilité à mener plusieurs tâches de front
  • Excellentes compétences en matière de communication et esprit d’équipe
  • Grand souci du détail
  • Souplesse et fiabilité
  • Esprit d’initiative
  • Capacité à travailler de manière autonome et avec un minimum de supervision
  • Compétences poussées pour ce qui est de l’organisation et de la gestion du temps
  • Capacité à garder son calme sous la pression tout en respectant des délais serrés
  • Personnalité consciencieuse, facile d’approche et enthousiaste
  • Capacité à rapidement inspirer l’assurance, la confiance et le respect chez les autres

Candidatures

Nous remercions tous les candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG s’est engagé à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous invitons et encourageons les personnes d’horizons divers, dont celles ayant une incapacité, à poser leur candidature pour des postes au cabinet. Dans tous les aspects du processus de sélection, des accommodements sont offerts sur demande aux candidats qui ont des besoins particuliers.

* Par souci de concision, le masculin englobe le féminin.
** Veuillez noter que les proches des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles.