Entreprises et organismes sans but lucratif comptant plus de 20 employés en Ontario
Selon la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (la « LAPHO »), les entreprises et organismes sans but lucratif qui emploient au moins vingt personnes en Ontario doivent produire un rapport de conformité tous les trois ans. Les rapports sur l'accessibilité doivent être déposés par un administrateur, un cadre dirigeant ou une autre « personne responsable qui a l'autorité de lier l'organisation ». Si le rapport de conformité n'est pas transmis à temps ou s'il n'a pas été signé par une personne compétente, l'organisation concernée s'expose à des sanctions pécuniaires.
L'échéance du dernier rapport de conformité exigé des entreprises et organismes sans but lucratif avait été fixée au 31 décembre 2014, ce qui signifie que la prochaine date limite, le 31 décembre 2017, approche à grands pas.
Plusieurs exigences d'accessibilité additionnelles ont été mises en place depuis la dernière date limite de soumission; les organisations devront désormais s'assurer de les respecter dans le cadre de la production de leur rapport de conformité. Par exemple, les organisations de 50 employés et plus devront confirmer que tous leurs employés et bénévoles ont reçu une formation à la LAPHO et au Code des droits de la personne de l'Ontario pour ce qui touche les personnes handicapées. Elles devront notamment confirmer que leurs pratiques d'emploi sont accessibles et que l'information est offerte dans un format accessible et assortie d'aides à la communication sur demande.
Bien qu'elles soient concernées par une bonne partie des normes de la LAPHO, les organisations comptant entre 20 et 50 employés doivent produire un rapport de conformité en ce qui a trait au service à la clientèle uniquement.
Entreprises et organismes sans but lucratif de moins de 20 employés en Ontario
Les organisations qui comptent moins de 20 employés en Ontario ne sont pas tenues de produire un rapport de conformité; toutefois, elles doivent respecter d'autres normes en vertu de la LAPHO, y compris, sans s'y limiter, l'obligation de mettre en place des politiques d'accessibilité ainsi que de rendre les pratiques d'emploi et le service à la clientèle accessibles, mais également le devoir de former les employés et les bénévoles.
Organisations du secteur public
Les organisations désignées du secteur public, y compris les hôpitaux et les conseils scolaires, doivent produire un rapport de conformité à la LAPHO tous les deux ans. La dernière échéance de soumission pour le secteur public était le 31 décembre 2015. Ces organisations doivent donc présenter un nouveau rapport d'ici au 31 décembre 2017.
Pas de panique!
Les organisations doivent être prêtes à confirmer leur conformité avec toutes les normes applicables de la LAPHO dans leur rapport connexe. Il leur est vivement recommandé de dresser le bilan des démarches qu'elles ont entreprises pour se conformer à la LAPHO depuis leur dernier rapport et de prendre toute mesure supplémentaire qui s'impose pour se mettre en règle avant la fin de l'année.
Si votre organisation accuse du retard dans sa préparation en vue de l'échéance de fin d'année, pas de panique, vous avez encore le temps de respecter les exigences applicables avant de présenter votre rapport, la conformité étant un objectif à atteindre tout à fait gérable. Si vous avez besoin d'aide pour comprendre vos obligations et vous y plier, n'hésitez pas à communiquer avec votre avocat chez BLG ou un membre du groupe Droit du travail et de l'emploi de notre cabinet.