À venir en janvier 2024 : Retenues sur salaire et mise à jour des directives de l’ARC sur le télétravail

Compte tenu de l’augmentation du nombre de personnes qui télétravaillent à temps plein depuis la pandémie de COVID-19, l’Agence du revenu du Canada (« ARC ») a publié de nouvelles directives entrant en vigueur le 1^er janvier 2024 à l’intention des employeurs devant déterminer la province d’emploi de leurs effectifs de façon à prélever les retenues appropriées.¹

Tous les employeurs doivent prélever des retenues à la source (notamment celles de l’impôt sur le revenu, du RPC/RRQ, de l’assurance-emploi et du RQAP) selon ce qui est prévu par la province d’emploi de chaque membre de leurs effectifs. Pour un·e résident·e du Canada recevant un salaire, un traitement ou des commissions, la province d’emploi sera déterminée par l’endroit où cette personne « se présente au travail ».

Conformément au paragraphe 100(4) du Règlement de l’impôt sur le revenu, on considère qu’une personne est réputée se présenter au travail :

1. à un établissement au Canada possédé ou loué par son employeur et où les employé·es se présentent au travail (un « établissement de l’employeur »; cet endroit n’est pas obligé d’être un lieu physique permanent); ou²
2. à l’établissement de l’employeur où un salaire, un traitement ou des commissions lui sont versés, si elle n’est pas tenue de se présenter au travail à un quelconque établissement de l’employeur.

Cette nouvelle politique étend la définition de ce que signifie se présenter au travail à un emplacement de l’employeur, de sorte d’inclure la situation d’une personne ayant une « entente de travail à distance à temps plein » et que l’on peut raisonnablement considérer comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur ».

Plus particulièrement, une personne est réputée être rattachée à un établissement de l’employeur :

1. si une entente de travail à distance à temps plein temporaire ou permanente lui permet de télétravailler la totalité du temps à partir d’un endroit qui n’est pas un emplacement de l’employeur (les deux parties doivent être en mesure de justifier la conclusion d’une telle entente);
2. s’il est raisonnable de la considérer comme ayant un lieu de travail désigné par l’employeur. L’ARC a établi un indicateur principal et des indicateurs secondaires permettant de déterminer la province d’emploi.

L’indicateur principal vise à établir où la personne se rendrait physiquement pour exercer les fonctions liées à son emploi dans un établissement de l’employeur en l’absence d’entente de travail à distance à temps plein.

Si cet indicateur ne suffit pas à déterminer si un·e employé·e peut raisonnablement être considéré·e comme ayant un lieu de travail désigné de l’employeur, ce sont les indicateurs secondaires qui permettront d’établir l’établissement auquel devrait se rattacher la personne, soit celui :

1. où l’employé·e assiste ou assisterait à des réunions en personne, quel que soit le type de communication;
2. où l’employé·e reçoit ou recevrait des documents ou de l’équipement reliés au travail, ou des instructions et de l’aide s’y rapportant;
3. où l’employé·e se présente ou se présenterait pour recevoir des instructions de son employeur quant à ses fonctions, quel que soit le type de communication;
4. où l’employé·e est supervisé·e, comme indiqué dans l’entente contractuelle entre l’employeur et l’employé·e;
5. dont l’employé·e relèverait, selon la nature des fonctions exercées.

Généralement, tous les indicateurs doivent être examinés ensemble afin de déterminer si l’employé·e est raisonnablement considéré·e comme ayant un lieu de travail désigné de l’employeur. Si l’employeur a plus d’un établissement, il doit se fonder sur ces mêmes indicateurs pour déterminer avec quel établissement l’employé·e peut raisonnablement être considéré·e comme ayant des liens plus étroits.

Points à retenir

Comme la pandémie continue de se répercuter sur le modèle de travail classique, qui repose sur la présence au bureau, les directives de l’ARC et de Revenu Québec relativement à la province d’emploi et aux ententes de travail à distance à temps plein aideront grandement les employeurs résidents et non-résidents du Canada à comprendre leurs obligations en matière de retenue à la source.

Dans certains cas, cette nouvelle politique administrative pourrait faire changer le montant de retenue sur la paie provinciale applicable à la personne déjà dotée d’une entente de travail à distance à temps plein et dont la province d’emploi est déterminée selon l’emplacement de l’établissement qui lui verse un salaire, s’il est différent de l’établissement considéré comme son lieu de travail désigné sur la base des indicateurs de l’ARC.

Les employeurs devraient examiner leurs ententes de travail à distance à temps plein avant le 1^er janvier 2024 à la lumière des nouvelles directives afin de déterminer s’ils devront effectuer des modifications.

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Si vous avez des questions sur les directives de l'ARC concernant les ententes de travail à distance, veuillez communiquer avec les auteurs de cet article ou avec un membre du groupe Fiscalité de BLG.

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¹ Le 14 novembre 2023, Revenu Québec a publié des directives qui s’harmonisent à celles de l’ARC : Politique administrative sur la détermination de la province d’emploi relativement aux retenues à la source et aux cotisations de l’employeur du Québec

² En règle générale, le bureau à domicile d’une personne n’est pas considéré comme un établissement de l’employeur.