La modernisation de l’OPIC cause des retards de traitement des brevets

Cet article est une mise à jour de « Failure to launch: CIPO’s modernization efforts cause patent delays » (en anglais).

En juillet 2024, l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) a lancé son nouveau portail en ligne, MonOPIC Brevets, une plateforme pour le dépôt, le suivi et la gestion des dossiers de brevets, dans le cadre de ses efforts de modernisation et d’harmonisation avec la norme ST.27, Norme de l’OMPI concernant l’échange de données sur la situation juridique des brevets. Les problèmes n’ont pas tardé à surgir. Le plein accès à la plateforme a été rendu disponible le 1^er octobre 2024, mais cela n’a pas été de tout repos.

Parmi les premiers problèmes qui semblent avoir été résolus depuis, on peut mentionner :

• La Base de données sur les brevets canadiens (BDBC) est demeurée inaccessible pendant six semaines environ;
• Le Bureau n’a accompli aucun acte durant cette période;
• La nouvelle plateforme de dépôt était instable, et affichait des messages d’erreur ou déconnectait l’utilisateur sans crier gare;
• Aucun brevet n’a été délivré entre le 2 juillet et le 20 août 2024;
• Aucun avis d’acceptation n’a été délivré entre le 17 juillet et le 27 novembre 2024.

Les nouvelles soumissions déposées sur le portail MonOPIC sont désormais affichées presque instantanément dans la BDBC, ce qui représente une grande amélioration. Toutefois, il reste une grande quantité de courrier et de paiements accumulés qui n’ont pas encore été traités et la gestion de la correspondance générale a pris du retard.

À ce jour, on note toujours plusieurs dysfonctionnements :

• L’octroi des brevets accuse encore des retards importants après le règlement de la taxe finale;
• Les avis d’acceptation ont connu une baisse de volume;
• Les renseignements sur l’état des demandes sont erronés dans la BDBC;
• Des retards se sont accumulés dans le traitement de la correspondance entrante, notamment parce que la plateforme est incapable de reconnaître et de prioriser la correspondance selon la période pertinente pour les demandes faisant l’objet d’un examen accéléré;
• Le traitement des taxes est au ralenti;
• Des retards se sont accumulés dans le traitement de la correspondance sortante, ce qui comprend les accusés de réception de dépôt, les confirmations de prorogation de délai de grâce, les avis de retard de paiement, les avis d’abandon, les avis de rétablissement et les certificats de confirmation de changement de titre, de changement d’adresse et d’enregistrement de documents;
• Le volume des actes du Bureau a diminué.

Mises à jour récentes de l’OPIC

L’OPIC a publié une mise à jour sur la page MonOPIC Brevets – À quoi s’attendre, quoique l’information est incomplète.

• Octroi de brevets : Après avoir annoncé une pause de « quelques semaines » dans l’octroi des brevets en décembre 2024, l’OPIC a publié une liste des demandes « Préoctroi » pour lesquelles le paiement de la taxe finale a été traité et jugé conforme. La liste publiée le 27 février 2025 inclut des demandes dont le paiement de la taxe finale a été effectué entre juin 2024 et février 2025, mais nous savons que certaines demandes dont le paiement a été effectué durant cette période ne figurent toujours pas sur cette liste.
• Avis d’acceptation : L’OPIC a repris le processus d’avis d’acceptation en délivrant un petit nombre d’avis le 27 novembre 2024; il a indiqué que le volume augmenterait au fil du temps. À l’heure actuelle, le volume des avis d’acceptation n’est toujours pas revenu à la normale.
• Abandon et rétablissement : Au départ, l’OPIC avait fixé comme objectif une reprise des processus de rétablissement et d’abandon au plus tard en janvier 2025. La plus récente feuille de route indique que le processus d’abandon devrait reprendre vers le mois d’avril 2025; pour le processus de rétablissement, il faudra attendre au mois de juin 2025. On n’en sait pas plus pour le moment, mais on peut penser que cette reprise sera associée à des taxes et demandes de traitement, et à la délivrance d’avis d’abandon ou de rétablissement.
• Demandes divisionnaires : La dernière mise à jour indique que la « reprise du traitement des demandes divisionnaires » a commencé en février 2025.
• Accusés de réception de dépôts : La mise à jour indique que la délivrance des certificats de dépôt a commencé le 24 septembre 2024, mais nous avons constaté de longs délais dans l’obtention de ces documents.

Aucune mise à jour particulière n’a été publiée concernant les retards de délivrance des avis de paiement de taxes en retard, des confirmations de prorogation du délai de grâce, des certificats d’enregistrement de changement de titre et des certificats d’enregistrement de documents.

Dans l’ensemble, il est impossible d’obtenir un tableau complet de la situation dans laquelle se trouve l’OPIC à l’interne, et encore moins des périodes durant lesquelles chacune des catégories de correspondance et de paiements de taxes sera touchée.

Renseignements sur l’état d’une demande dans la Base de données sur les brevets canadiens

Les états inexacts continuent de pulluler dans la BDBC. Bon nombre de demandes ont été passées à l’état « abandonnée » par erreur même si les soumissions requises ont été déposées en temps opportun afin de les maintenir en état. Il semble que l’OPIC ait indiqué que ces états erronés seront corrigés au fur et à mesure que ses analystes traiteront les soumissions qui y sont associées (la « correction de données » poursuit plusieurs objectifs).

Soit dit en passant, nous avons remarqué que certains fournisseurs de services hésitent à soumettre le paiement de la taxe annuelle pour le maintien en état, ou en sont incapables, lorsque les demandes et les brevets sont passés à tort à l’état « abandonné » ou « périmé ». Aucune date cible n’a été fixée pour la résolution des indicateurs d’état erronés.

Dans certains cas, après une vérification courante de l’état, l’OPIC a confirmé qu’il avait reçu la soumission ou le paiement des taxes, ou les deux, mais qu’il fallait encore attendre pour leur traitement. Apparemment, l’OPIC n’a aucun moyen de rectifier ces problèmes une demande à la fois.

Par exemple, les demandes auxquelles on a attribué à tort l’état « abandonnée » en juin 2024 pourraient devenir périmées (« mortes ») en juin 2025 si le traitement de la correspondance n’a pas repris à cette date.

Vérification de l’état

L’OPIC invite sa clientèle à ne pas utiliser son formulaire de rétroaction en ligne pour les demandes de vérification de l’état, car le grand volume de demandes de renseignements qu’il reçoit l’oblige à y affecter du personnel qui aurait pu contribuer à réduire les retards accumulés.

Lorsque l’état indiqué est erroné, les demandeurs et les brevetés concernés peuvent soumettre une demande de renseignements sur l’état du brevet. Il est également possible de le faire pour les demandes faisant l’objet d’un examen accéléré (p. ex., PPH ou ordonnance spéciale), puisque l’OPIC semble incapable de retracer les documents pertinents au milieu de la correspondance accumulée.

Les demandes de renseignements sur l’état permettent d’obtenir une réponse plus détaillée si la date de la soumission et du paiement de la taxe, ou au moins l’une de ces dates, sont précisées dans la demande, ainsi que le numéro de confirmation de la transaction. D’après notre expérience, cette information permet à l’OPIC de retracer la demande et d’en confirmer la réception, du moins officieusement.

Conclusion

Les problèmes découlant de la modernisation de l’OPIC au cours de l’été et de l’automne continuent de perturber les processus. BLG surveille la situation de près et portera tout nouveau raté à l’attention de l’OPIC. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide pour résoudre un problème à ce sujet.