Si vous dirigez une entreprise aux États-Unis qui est en contact direct avec les consommateurs, ou si vous conseillez une telle entreprise au sujet de la protection de la vie privée, vous savez à quel point le respect des règles applicables est essentiel.
Cela dit, trop d’entreprises et de juristes ont tendance à négliger la législation canadienne lors d’opérations transfrontalières, oubliant notamment que le Québec prévoit un régime strict comparable au Règlement général sur la protection des données (RGPD), dont les amendes peuvent atteindre 25 M$ ou 4 % des revenus mondiaux de la société fautive.
Le présent article décrit quatre éléments en la matière qu’il convient de garder à l’esprit avant et pendant une transaction.
1 – Les ententes de confidentialité doivent être faites sur mesure
Les ententes types peuvent ne pas répondre aux exigences légales des provinces comme le Québec, où la loi impose des dispositions pour protéger les renseignements personnels lors d’une opération. Les juristes connaissant bien ces régimes provinciaux devraient examiner et adapter leurs accords de confidentialité afin de s’assurer que ceux-ci en respectent les obligations.
2 – La diligence raisonnable en matière de protection de la vie privée est primordiale
Pendant la phase de diligence raisonnable, il est crucial de cibler et d’évaluer les exigences légales entourant la protection de la vie privée. Même si une organisation cible dispose d’un cadre solide en la matière, des juristes locaux doivent procéder à une analyse approfondie des risques et des lacunes fondée sur les lois et directives réglementaires provinciales applicables. Cet examen pourrait mettre en évidence des problèmes de conformité qui devront être résolus après la clôture de la transaction ou nécessiteront l’ajout de clauses d’indemnisation dans la convention d’achat d’actions ou d’actifs.
3 – Obligations de notification après la clôture
À la suite d’une opération, l’acquéreur peut être tenu d’informer les personnes concernées que leurs renseignements personnels ne seront plus détenus ou contrôlés par la même entité. Les conseillers juridiques locaux jouent un rôle essentiel dans la rédaction de ces communications : ils s’assurent qu’elles sont adaptées aux destinataires, écrites dans un langage simple et conformes à la législation applicable.
4 – Gestion continue de la confidentialité après l’opération
Après la clôture d’une transaction, la nouvelle entité doit rapidement remédier à tout risque lié à la protection de la vie privée ciblé au cours de la diligence raisonnable afin d’éviter des sanctions et une atteinte à sa réputation. Elle doit également mettre en place un processus continu de gestion de la confidentialité, comprenant entre autres une formation adéquate pour son agent ou agente de protection de la vie privée et l’ensemble du personnel chargé du traitement des renseignements personnels. Des juristes locaux peuvent fournir des modèles prêts à utiliser et aider à adapter des politiques et procédures afin de garantir une conformité optimale.
Conclusion
Nous espérons que ces quatre points seront soigneusement considérés lors de la prochaine opération de votre entreprise au Canada.
Pour obtenir des conseils sur mesure, contactez l’équipe spécialisée en protection de la vie privée de BLG. Nous sommes là pour vous aider à vous y retrouver dans l’environnement juridique actuel en constante évolution.
