Secteur d’activité du client :

Services financiers

Emplacement :

Canada

Services-conseils :

• Planification stratégique
• Activités de gestion juridique
• Amélioration des processus
• Identification et suivi des indicateurs de rendement clés
• Production de rapports

Défi du client

Le nouvel avocat général devait démontrer la valeur du service juridique à la haute direction et interpréter les résultats d’un sondage mené auprès de parties prenantes; il s’est donc tourné vers BLG Impulsion Services-conseils pour obtenir de l’aide. Le constat était clair : il manquait un processus formel d’acceptation des mandats, un flux de travail, un moyen de quantifier les charges de travail, une visibilité globale des demandes prioritaires et des indicateurs de rendement clés tangibles. Il lui fallait donc un plan pour sa première année, y compris une feuille de route pour les améliorations et une stratégie pour vendre le tout à la direction.

Notre approche

Afin d’améliorer l’efficacité et les services de l’équipe juridique, nous avons travaillé avec le client pour :

• Cerner les pratiques exemplaires de l’industrie et cibler les points à améliorer en priorité.
• Établir une feuille de route stratégique présentant des livrables concrets pour traiter les enjeux prioritaires dans les activités de gestion juridique.
• Clarifier les rôles, harmoniser les responsabilités et optimiser la portée du contrôle en apportant des ajustements à la structure de l’organisation.
• Définir les processus d’acceptation des mandats ainsi que les exigences des systèmes correspondants pour assurer un suivi des dossiers attribués et produire des rapports sur les files d’attente et les charges de travail.
• Mettre en place un système d’acceptation de mandats juridiques et de suivi des flux de travail pour en assurer la cohérence, notamment dans la production de rapports, et créer un tableau de bord pour rendre compte des indicateurs de rendement clés à l’appui des activités juridiques.
• Obtenir une idée précise des charges de travail de l’équipe et gérer les priorités à l’aide d’indicateurs de rendement clés.
• Soutenir la gestion du changement et l’adoption des nouveaux logiciels par l’équipe juridique et les autres utilisateur·rices.
• Accompagner de manière continue le personnel dans les activités de gestion juridiques.

Résultats

Les nouveaux processus et systèmes mis en place permettent à l’avocat général de fonder ses décisions sur des indicateurs fiables et des données concrètes et d’améliorer l’efficacité de son équipe. Il peut ainsi relever les défis du changement et renforcer sa crédibilité auprès de la haute direction.

Il peut désormais suivre de près les charges de travail, les prochaines étapes importantes ainsi que les délais d’exécution, et réattribuer le travail selon des modèles de capacité et des indicateurs de rendement clés pertinents.

Mieux encore, il possède maintenant les outils et les connaissances nécessaires pour démontrer la valeur de ces mesures et en quoi elles cadrent avec les priorités de l’entreprise. Ainsi, ses efforts d’amélioration continue recevront l’aval constant de la direction.